Fantastic Gardens — Workspace

Fantastic Gardens es una empresa de paisajismo, construcción y mantenimiento de jardines de gama alta en Marbella y la Costa del Sol, con equipo de oficina y varias cuadrillas trabajando cada día en obra. FG Workspace es la herramienta interna que hemos desarrollado a medida para que todo ese trabajo esté en un solo sitio.

Reto

El día a día de la empresa estaba repartido entre demasiados sitios:

• Presupuestos en una pizarra de la oficina: qué había que montar, qué estaba enviado y qué seguía sin respuesta dependía de quién se acordara.
• Precios en hojas de cálculo, con la merma y el transporte de cada material calculados a mano cada vez que un proveedor cambiaba su tarifa.
• La obra coordinada por WhatsApp: tareas, fotos y partes de trabajo perdidos entre conversaciones.
• Facturas tecleadas una a una a partir de presupuestos y notas.

La empresa ya había elegido un ERP para la contabilidad, las compras y las ventas, pero ningún programa estándar cubría su forma de trabajar en obra. Por eso optamos por un software a medida que conviviera con el ERP y se ocupara del día a día operativo.

Solución: una herramienta por módulos

FG Workspace está pensado para crecer módulo a módulo. Empezamos por lo que más tiempo hacía perder y hoy son seis módulos en uso diario:

Seguimiento de presupuestos

Sustituye a la pizarra. Cada presupuesto es una tarjeta que avanza por columnas (pendiente, montado, entregado, aceptado o descartado), con responsables, notas, archivos y fecha límite. La herramienta avisa de los que están vencidos o llevan días sin montarse, así que ninguno se queda olvidado.

Catálogo de precios

Cada producto guarda su precio de proveedor y sus porcentajes de merma y transporte, y el coste real y el precio final se calculan solos. Cuando llega una tarifa nueva, basta con una foto para actualizar los precios.

Facturación

A partir de un presupuesto o un documento, la herramienta prepara el borrador de la factura con sus líneas. Numeración automática, PDF con la imagen de la empresa y estados claros: borrador, confirmada, enviada y cobrada.

Proyectos y obras

Cada obra, de paisajismo o de mantenimiento, tiene sus tareas y subtareas con prioridad, comentarios y fotos subidas directamente desde el móvil, los partes de trabajo por persona, los materiales y un registro de todo lo que pasa en ella.

Cuadrillas y usuarios

El equipo se organiza en cuadrillas y cada persona tiene su perfil (administración, coordinación o personal de obra). Cada uno ve lo que le toca: al entrar, la pantalla de inicio le enseña sus tareas pendientes.

Cómo lo hicimos

• Por fases, desde mayo de 2026: cada módulo se diseñó con el equipo, se puso en producción y se ajustó con el uso real antes de pasar al siguiente.
• Pensado para la obra: se usa desde el móvil, con la cámara para las fotos y pantallas sencillas para quien está trabajando fuera.
• Junto al ERP, no contra él: el ERP lleva la contabilidad; FG Workspace, la operativa diaria.
• Diseño con la marca de la empresa, para que el equipo lo sienta como algo propio.

Resultado

La pizarra, las hojas de precios sueltas y los partes por WhatsApp han dejado paso a una sola herramienta que usa todo el equipo, en la oficina y en obra. Los presupuestos ya no se pierden, los precios están siempre al día y cada obra tiene su historial completo.

Y sigue creciendo: los próximos módulos son la entrada de solicitudes de clientes que llegan por WhatsApp, la ficha de clientes, las visitas de mantenimiento y el control de costes por obra.

¿Tu empresa también trabaja con pizarras, hojas de cálculo y grupos de WhatsApp? Cuéntanos cómo trabajáis y te decimos qué se podría digitalizar primero.